Werkplekreservering

Thuiswerken en 1,5 meter hoeven niet meer, maar we blijven het toch doen.

Thuiswerken wordt afgebouwd en ook de 1,5 meterregel behoort tot het verleden. Maar op de werkvloer zal er niet direct veel veranderen, blijkt uit onderzoek van TNO. Acht op de tien werknemers die thuis kunnen werken, willen dat in de toekomst blijven doen, ongeveer een derde wil grotendeels of volledig thuiswerken en iets minder dan de helft wil evenveel thuis als op kantoor werken. En dat brengt voor werkgevers nogal wat uitdagingen met zich mee, want ook op kantoor is in de afgelopen tijd het nodige veranderd.

Hetzelfde aantal medewerkers, maar minder kantoorruimte.

Steeds meer werknemers komen niet meer iedere dag naar kantoor en ook het OMT-advies is om voor de helft van de tijd op kantoor te werken. Veel werkgevers worstelen al een tijd met de vraag wat ze met hun vastgoed moeten. De functie van het kantoor is namelijk door plaats- en tijdonafhankelijk werken veel meer afhankelijk geworden van het type organisatie en de manier waarop mensen daar met elkaar werken. Hierdoor is het niet alleen meer een huisvestingsvraagstuk, maar vooral een organisatorisch vraagstuk geworden. Door alle onzekerheid zijn beslissingen over renovatie of nieuwbouw uitgesteld; anderen hebben daarentegen gebruikgemaakt van de lege werkvloeren en alles al klaargemaakt voor het ‘nieuwe normaal’. Dat betekent minder werkplekken, meer ruimte om met collega’s rustig bij te praten. Het kantoor heeft een nieuwe functie gekregen, het wordt een plek om elkaar te ontmoeten, het kantoor als clubhuis waar je niet iedere dag meer naartoe gaat.

Werkplek reserveren.

Om er zeker van te zijn dat er toch ook voldoende werkplekken zijn voor de medewerkers die naar kantoor komen, gaan steeds meer bedrijven werken met een werkplek reserveringssysteem als dat van TableAir Benelux. Een reserveringssysteem geeft medewerkers de mogelijkheid iedere dag te bepalen of ze (deels) vanuit huis of op kantoor werken. Het enige wat ze hoeven te doen is de app openen en kijken of er een bureau beschikbaar is en welke collega’s die dag op kantoor zullen zijn. Op basis daarvan kunnen ze dan zelf in de app aangeven of ze die dag op kantoor of vanuit huis werken. En datzelfde kunnen ze doen met het reserveren van hybrideproof vergaderruimtes en ‘focusunits’. Bij een no-show wordt de ruimte automatisch weer vrijgegeven, waardoor anderen er gebruik van kunnen maken.

Hygiënische werkplek.

Om de kans op besmettingen en daardoor hoge uitval van personeel te voorkomen, doen werkgevers er verstandig aan om de werkplek zo hygiënisch mogelijk te houden. Naast goede ventilatie kan een COVID-19 Desk Cleaning Module extra ondersteuning bieden. Deze extra module zorgt ervoor dat een werkplek pas beschikbaar wordt gesteld wanneer deze is gereinigd en is vrijgegeven. In de tussentijd geven de zichtbare reserveringssensoren op de werkplek aan dat deze nog gereinigd moet worden, om zo alle medewerkers een extra gevoel van veiligheid te geven. Na reiniging kan de plek weer beschikbaar worden gezet in het systeem.

Parkeerplek reserveren.

Om het verhaal zo compleet mogelijk te maken kun je er als werkgever ook voor kiezen om de parkeermodule aan de app toe te voegen. Want doordat het lastig in te schatten is hoeveel medewerkers per dag op kantoor zullen zijn, is het ook onduidelijk of er voldoende parkeerplaatsen beschikbaar zullen zijn. Om de (gedeeltelijke) terugkeer naar kantoor zo relaxed en kostenefficiënt mogelijk te laten verlopen kun je als werkgever ervoor kiezen om met een parkeer beheermodule te gaan werken. Met TableAir Parking kunnen medewerkers, naast hun werkplek en vergaderruimte, nu ook vooraf een parkeerplaats reserveren.

Plaats- en tijdonafhankelijk werken hoeft geen uitdaging te zijn.

Tegen alle werkgevers met vastgoed die worstelen met de vraag wat ze moeten doen nu steeds meer werknemers niet meer iedere dag naar kantoor willen komen, zouden we willen zeggen: neem telefonisch contact met ons op of vraag een gratis demo aan. In dertig minuten laten we je online zien hoe je, zonder aanpassingen te hoeven doen aan de fysieke kantooromgeving, in no-time je eigen werkplek reserveringssysteem live hebt staan.